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Schneller Wandel – von vielen getragen

Scheinbar endlos im Brainstorming gesessen und doch kaum greifbare Ergebnisse? Oder stockt ein wichtiger Veränderungsprozess auf dem Weg von der Führungsebene zu den Mitarbeitern? Wie wäre es, eine neue Methode zu nutzen, die schnell Bewegung in das ganze Unternehmen bringt? Die möglichst viele einbezieht, die gute Ideen, den Schwung und die Weisheit einer großen Gruppe nutzt und nachhaltig Identifikation schafft? Wir empfehlen Ihnen dafür eine Großgruppenkonferenz. 

Im Konferenzraum sieht es aus wie in einer Cafeteria. Eine gut geführte Cafeteria, in der sich die Gäste wohl fühlen sollen. Getränke stehen auf den runden Stehtischen und kleine Vasen mit Blumen. An jedem Tisch diskutieren Teilnehmer engagiert. Ideen werden auf ausliegendem Papier notiert oder einfach direkt auf die Papiertischdecke. Nach einer verabredeten Zeitspanne verabschieden sich die Diskussionsteilnehmer und wechseln den Tisch. Nur die „Gastgeber“ der jeweiligen Tische bleiben zurück und empfangen neue Diskussionsgäste. Sie erklären kurz die Themen und Ergebnisse der vorhergehenden Runde und beginnen mit der Gruppe ein neues Gespräch.

Großgruppenkonferenzen wie dieses „World Café“ sind die Antwort auf veränderte Anforderungen und Kommunikationsbedürfnisse in unserer schnell getakteten Welt. Sie sind hochwirksame Instrumente, um Wandel zu unterstützen und Veränderungen zu begleiten. Denn „Change“ bestimmt unser Leben in nie zuvor gekanntem Ausmaß. Sowohl in der Gesellschaft wie auch in Unternehmen wandeln sich Strukturen und Werte, Technik und Kommunikation dramatisch. „Um dieser Dynamik Rechnung zu tragen und die Menschen zu gewinnen, benötigen wir neue Ansätze, Werthaltungen und Instrumente in der Beratung. Denn Wandel können wir nicht anordnen, sondern wir müssen Menschen für die Gestaltung der Zukunft gewinnen“, sagt der Organisationsberater Claus Harten, zusammen mit Eberhard Breuninger Inhaber von Harten & Breuninger. „Ein hervorragendes Mittel, um in unserer vernetzten und globalen Welt Wandel zu initiieren, zu begleiten oder zu unterstützen, sind Großgruppenkonferenzen. Sie ermöglichen schnellen Wandel, der von vielen gestaltet wird und tragen das Feuer gemeinsamer Begeisterung in sich.“

Nicht nur gehört werden, sondern auch mitgestalten

Unternehmen und Organisationen haben heute das Bedürfnis und die Notwendigkeit, ihre Themen schnell und effizient mit vielen zu diskutieren oder sie zeit- und ressourcenschonend großen Gruppen von Mitarbeitern zu vermitteln. Und auch der öffentliche Bereich hat hier Bedarf: Die Bürger wollen teilhaben und – etwa bei Großprojekten – nicht nur gehört werden, sondern auch mit gestalten. „Mit Hilfe einer Großgruppenkonferenz können wir mit 500 oder 600 Menschen in einem genau geplanten Ablauf Themen bearbeiten und schnell Veränderungen erreichen“, sagt Eberhard Breuninger. „Dabei geht es nicht um ein Event oder Incentive, sondern um einen gemeinsamen, effektiven und identitätsstiftenden Prozess, den wir durch Folgeveranstaltungen nachhaltig gestalten.“

Harten & Breuninger ist seit je her darauf spezialisiert, Veränderungen zu begleiten und das Lernen von Menschen in Unternehmen und Organisationen zu gestalten. Das waren in der Vergangenheit häufig Maßnahmen für Einzelpersonen oder Teams aus den Bereichen Personal- oder Organisations- entwicklung. Die Idee der Großgruppenkonferenzen, die aus Amerika kommt und sich seit der Jahrtausendwende in Deutschland etabliert, passt indes gut ins Portfolio der Berater: „In den vergangenen Jahren hat sich der Bedarf für Großgruppenveranstaltungen spürbar erhöht“, sagt Claus Harten. „Unsere Kunden, die diese Form wählen, sind sich bewusst, dass sie schnelle Veränderungen nur erreichen, wenn möglichst viele Menschen im Unternehmen möglichst schnell und positiv auf die Änderungen eingestimmt werden.“ 

Experten für maßgeschneiderte Großgruppenformate

Auslöser für das hohe Informations- und Mitsprachebedürfnis in Unternehmen sind die massiven Veränderungen des Arbeitslebens in Deutschland in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten. Mitarbeiter erleben es heute zunehmend globalisiert, wesentlich komplexer und dichter als früher. Sie spüren auf allen Hierarchieebenen starken Arbeitsdruck und hohe Verantwortung für effiziente Strategien und straffe, kostengünstige Abläufe. Zugleich erleben sie häufige Umorganisation und Kommunikation über Mail und Intranet sowie virtuelle Führungsfunktionen statt persönlichem Austausch. Während die Mitarbeiter einen hohen Bedarf an schneller und eindeutiger Veränderungskommunikation haben, bleibt gerade diese im Tagesgeschäft oft auf der Strecke und die Gefahr wächst, dass die Identifikation mit dem Unternehmen und die Leistungsmotivation sinken.

„Deshalb sind Großgruppenveranstaltungen so wirksam. Sie bieten direkte top-down-Botschaften und versöhnen sie mit dem bottom-up-Prinzip“, erklärt Eberhard Breuninger. „Wer alle Mitarbeiter direkt einbezieht, vermeidet Verzögerungen, Fehlerquellen und Missverständnisse durch Hierarchiestufen oder elektronische Medien. Diese Konferenzen ermöglichen Face-to-face-Kommunikation, intensive persönliche Vernetzung und Partizipation in klarem und transparentem Rahmen.“ Entscheidungen für die Zukunft werden von den Teilnehmern einer Großgruppenveranstaltung auf breiter Basis mitgetragen, denn es sind ihre eigenen. Die gemeinsam erlebten Prozesse stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identität und damit die Nachhaltigkeit der eingeleiteten Veränderungen. 

Für jeden Auftrag das individuell richtige Format

In den vergangenen Jahren haben sich vier verschiedene Formen von Großgruppenkonferenzen durchgesetzt, die Harten & Breuninger für die nachhaltige Gestaltung von Change-Prozessen einsetzt. Je nach den Bedürfnissen Ihrer Auftraggeber kombinieren die Berater die einzelnen Elemente dieser Formate auch individuell, um die jeweiligen Ziele so exakt wie möglich ansteuern zu können. Die vier Konferenzformen sind:

Zukunftskonferenz: 30 bis 150 Personen aus allen Teilen einer Organisation entwickeln ein gemeinsames Bild der Zukunft. In ein bis drei Tagen führt der Prozess von einer Analyse der Vergangenheit über die Bewertung der Gegenwart zu kreativen Zukunftsbildern. In der letzten Phase werden gemeinsam Ziele definiert und Maßnahmen geplant. Die Zukunftskonferenz ist die richtige Veranstaltung, wenn es keine langfristige und gemeinsame Zukunftsvision gibt. Die Konferenz hilft auch, Menschen für weitreichende Zukunftsentwicklungen zu mobilisieren oder innerhalb kurzer Zeit auf den gleichen Wissensstand zu bringen.

Realtime Strategic Change (RTSC): 50 bis 500 Mitarbeiter werden auf sehr interaktive Weise für neue Ziele, Strukturen oder Strategien gewonnen und aktiviert. Oft sind Kunden, Lieferanten oder Experten einbezogen, um mit ihrem Blick von außen die Bereitschaft zum Wandel zu unterstützen. Die Teilnehmer analysieren die Zukunftsvorstellungen der Führung in mehreren Prozessschritten, überarbeiten sie und versehen sie mit konkreten nächsten Schritten. Auf diese Weise leistet jeder Teilnehmer seinen Anteil an der gemeinsamen Zukunft und setzt sich aktiv für die Umsetzung ein. Auch zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit lässt sich RTSC einsetzen.

Welt-Café: Die Methode bringt 20 bis 150 Personen einfach und wirkungsvoll in ein engagiertes und ernsthaftes Gespräch. Die Teilnehmer sitzen in wechselnden Besetzungen an Tischen zusammen und diskutieren das Thema anhand einer sorgsam abgestimmten Sequenz von Fragen. In zwei bis vier Stunden engagierter Diskussion werden gemeinsame Erkenntnisse sichtbar. Es bilden sich Prioritäten und relevante Einschätzungen heraus und ein Lernerfolg ist deutlich spürbar. World Café nutzt das Wissen und die Intelligenz vieler und hilft, ein neues Thema schnell und sinnvoll in einer Gruppe verarbeiten.

Open Space: Dies ist die freieste und kreativste Form der Großgruppenkonferenz. Zwischen 10 und 500 Personen bearbeiten ein Thema ihrer Wahl unter dem Dach eines vorgegebenen „Großthemas“. Zu Beginn von Open Space gibt es weder Lösungsansätze noch werden bestimmten Ergebnisse erwartet. Die Intelligenz und das Wissen vieler werden genutzt, niemand wird zu etwas gezwungen, jeder Teilnehmer kann seine Kreativität einbringen. Was auf den ersten Blick unübersichtlich anmutet, führt als großes Brainstorming schließlich zu einer Fülle von verwertbaren Lösungsansätzen. Open Space sammelt die kreativen Ideen vieler Menschen ergebnisoffen und gibt der Organisation einen Energieschub.

Wenn Sie Interesse an einer Großgruppenkonferenz mit Harten & Breuninger haben, finden Sie hier unsere Informationsbroschüre oder rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.